التوليد التلقائي لمعرف التسجيل (رقم التسجيل )

التوليد التلقائي للمعرّف (ID Auto Generation) وأهميته

يُشير التوليد التلقائي للمعرّف إلى عملية إنشاء معرّف فريد تلقائيًا لكل سجل أو قطعة بيانات في النظام. يمكن تنفيذ ذلك باستخدام عدة طرق، مثل ميزة الترقيم التلقائي في قاعدة البيانات أو إنشاء سلسلة أبجدية رقمية عشوائية. تكمن أهمية التوليد التلقائي للمعرّف في ضمان تمييز كل سجل داخل قاعدة البيانات بمعرّف فريد، مما يُسهّل استرجاع البيانات وإدارتها بكفاءة.

توليد رقم القبول الطلابي تلقائيًا

لإعداد رقم قبول الطالب بشكل تلقائي، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. الانتقال إلى إعدادات النظام > الإعدادات العامة > التوليد التلقائي للمعرّف.
2. تغيير خيار رقم القبول من معطل إلى مُفعّل.

إعداد القيم الخاصة برقم القبول التلقائي

عند تفعيل هذه الميزة، من الضروري ضبط بعض القيم لضمان عملها بشكل صحيح:

• إضافة بادئة (Prefix): يُفضّل تعيين بادئة أبجدية مثل SA (مثال: SA1001).
• تحديد عدد أرقام القبول: إذا تم اختيار 4 أرقام، فيجب أن يبدأ الرقم من قيمة تتكون من 4 أرقام مثل 1000 أو 1001، وإلا ستظهر رسالة خطأ.
• تجنب التعارض مع أرقام القبول المُدخلة يدويًا: يجب التأكد من أن الأرقام المُولدة تلقائيًا لا تتعارض مستقبلاً مع أرقام القبول التي يتم إدخالها يدويًا.

بمجرد تفعيل هذا الوضع، لن يكون هناك حاجة لإدخال أرقام القبول يدويًا، حيث سيتم إنشاؤها تلقائيًا. ولتفعيل التوليد التلقائي، يجب إدخال بادئة رقم القبول، عدد أرقام القبول، ورقم البداية، ثم الضغط على زر حفظ، ليتم تفعيل الميزة بنجاح.

توليد رقم تعريف الموظفين تلقائيًا

لتفعيل التوليد التلقائي لأرقام تعريف الموظفين، يجب اتباع نفس الخطوات السابقة:

1. الانتقال إلى إعدادات النظام > الإعدادات العامة > التوليد التلقائي للمعرّف.
2. تغيير خيار رقم تعريف الموظف من معطل إلى مُفعّل.

إعداد القيم الخاصة برقم تعريف الموظف التلقائي

عند تفعيل هذه الميزة، يجب ضبط بعض القيم الأساسية، وهي:

• إضافة بادئة (Prefix): يُوصى باستخدام بادئة مثل SI (مثال: SI1001).
• تحديد عدد أرقام المعرف: في حال اختيار 4 أرقام، يجب أن يبدأ الرقم من قيمة تتكون من 4 أرقام مثل 1000 أو 1001، وإلا ستظهر رسالة خطأ.
• تجنب التعارض مع أرقام التعريف المُدخلة يدويًا: لضمان عدم وجود تضارب بين الأرقام المُولدة تلقائيًا والأرقام التي يتم إدخالها يدويًا.

عند تفعيل هذه الميزة، سيتم إنشاء أرقام تعريف الموظفين تلقائيًا دون الحاجة لإدخالها يدويًا. ولتفعيل التوليد التلقائي، يجب إدخال بادئة رقم التعريف، عدد أرقام التعريف، ورقم البداية، ثم الضغط على زر حفظ، ليتم تفعيل الميزة بشكل كامل.

الخاتمة

يُعد التوليد التلقائي للمعرّفات ميزة مهمة تُساعد في تحسين كفاءة إدارة البيانات، سواء للطلاب أو الموظفين. من خلال هذه الميزة، يتم تجنب الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي، وتقليل فرص التكرار أو التعارض بين الأرقام، مما يسهم في تنظيم البيانات بشكل أكثر دقة وسلاسة.